การรับและส่งแฟกซ์โดยโปรแกรม Outlook แฟกซ์สามารถรับและส่งจาก Microsoft Outlook Client ได้ การส่งแฟกซ์ผู้ใช้สามารถที่จะพิมพ์ข้อความใน Microsoft Outlook หรือใน Exchange Client ก็ได้ หรือจะสั่งพิมพ์จาก Word Processor แล้วเลือก Faxmaker Printer หลังจากนั้น Outlook New Message Dialog ก็จะปรากฏขึ้นมาอย่างอัตโนมัติ ผู้ใช้สามารถที่จะเลือกผู้รับได้จาก Outlook Contact List ( Address Book ) หลังจากนั้นคลิกที่ปุ่ม 'Send' แฟกซืจะถูกส่งออกไป และผู้ส่งก็จะได้รับรายงานการส่งแฟกซ์ปรากฏขึ้นใน Inbox ใช้ได้ทั้ง Microsoft Exchange 2000 และ Microsoft Exchange 5.5 FAXmaker สำหรับ Exchange มีให้เลือกใช้ทั้ง Exchange 2000 และ Exchange 5.5 ซึ่ง FAXmaker สำหรับ Exchange 2000 จะทำหน้าเป็นตัวเชื่อมต่อของ Exchange 2000 ส่งแฟกซ์ได้จากทุกแอพพลิเคชั่นของ Windows ผู้ใช้สามารถส่งแฟกซ์ได้จากทุกแอพพลิเคชั่นที่อยู่บน Windows โดยสั่งพิมพ์ที่ FAXmaker Printer เหมือนกับสั่งพิมพ์งานตามปกติหลังจากนั้นเอกสาร จะถูกแนบไปในแฟกซ์ตามอัตโนมัติ ตัวอย่างง่ายๆ เช่น ไฟล์เอกสารของ Microsoft Word ก็สามารถถูกแนบไปกับแฟกซ์และผู้ใช้แต่ละคนสามารถจัด Coverpage ของตัวเองร่วมกับสัญลักษณ์ของบริษัทและลายเซ็นของตัวเองได้ การสนับสนุน Outlook Contacts ไม่จำเป็นต้องแยก Address Book สำหรับแฟกซ์ผู้ใช้สามารถใช้ Address Book ที่มีอยู่แล้วใน Microsoft Outlook ได้โดยไม่ต้องแยกกลุ่มหรือสร้างขึ้นมาใหม่ ผู้ใช้สามารถส่งข่าวสารแบบ Broadcast ได้ง่ายไม่ว่าผู้รับจะมีที่อยู่ Email หรือ แฟกซ์ สามารถแนบเอกสาร Office ได้ทุกประเภท ผู้ใช้สามารถแนบไฟล์เอกสารต่างๆ ไปพร้อมกับแฟกซ์ได้ เอกสารที่แนบไปจะถูกเปลี่ยนให้อยู่ในรูปแบบของแฟกซ์ ที่เครื่อง Server ก่อน จากนั้นจึงส่งออกไปหรือผู้ใช้สามารถส่งแฟกซ์ ได้จากคำสั่ง 'Send' ที่มีอยู่ใน ทุกแอพพลิเคชั่นของ Microsoft Office และแอพพลิเคชั่นอื่นๆ ได้ | Sending a fax is just like sending an email Use your Outlook Contacts List for fax recipient |
รูปแบบของแฟกซ์ใน Outlook FAXmaker มีรูปแบบของแฟกซ์สำหรับ Outlook 98 & 2000 มาให้ซึ่งจะถูกรวมกับเมนูฟังก์ชั่น ' Fax to contact ' โดยที่ผู้ใช้สามารถที่จะ ใส่ข้อมูลรายละเอียดต่างๆของผู้รับและสามารถเลือกตัวเลือกของแฟกซ์ให้เป็นตารางกำหนด การต่างๆ การสรุปผลและ Billing Codes ได้ หมายเหตุคำอธิบายประกอบแฟกซ์ แฟกซ์ที่ส่งเข้ามานั้นสามารถแก้ไขได้ โดยผู้ใช้สามารถที่จะทำเครื่องหมาย ' Approval ' บนเอกสารแฟกซ์หรือจะเพิ่มคำอธิบายของคุณลงบนเอกสารแฟกซ์นั้นๆ ได้ เอกสารแฟกซ์ที่ถูกแก้ไขแล้วสามารถที่จะส่งกลับไปได้อีกครั้ง หรือจะส่งไปให้ผู้รับคนอื่นต่อไป ได้อีก สามารถใช้หลายเลขหมายแฟกซ์ได้บน Windows NT/2000 FAX Server เครื่องเดียว FAXmaker ถูกทำให้เป็นส่วนหนึ่งของ Windows NT/2000 โดยจะเป็นผู้ให้บริการบนเครื่อง Server นั้น FAXmaker ไม่เหมือนกับผลิตภัณฑ์แฟกซ์อื่นๆตรงที่ ไม่สามารถทำงานบน Windows 9x ทำให้ได้รับประสิทธิภาพจาก Windows ทั้งทางด้านความปลอดภัยและความเสถียรภาพ ซึ่งเป็นคุณสมบัติของ Windows NT และ 2000 โดยมาตรฐานแล้วสามารถติดตั้งเลขหมายแฟกซ์ได้ 4 เลขหมายและสามารถขยายได้ถึง 32 เลขหมายต่อ Fax Server หนึ่งตัวโดยใช้ Multi Port Board และ Fax Modems ที่ GFI สนับสนุน Fax Boards หรือ Active ISDN CAPI 2.0 cards. ผู้จัดการระบบสามารถจัดการการทำงานจากระยะไกลได้ FAXmaker for Exchange สามารถที่จะกำหนดค่าต่างๆ และควบคุมจากระยะไกลได้ ทำให้ผู้จัดการระบบสามารถทำงานได้อย่างสะดวก โดยเจ้าหน้าที่ สามารถที่จะเปิด และ ปิด Fax Server จากระยะไกลพร้อมทั้งสามารถเฝ้าดูการทำงานของแฟกซ์ได้อีกด้วย การรับและส่งแฟกซ์โดยอัตโนมัติ FAXmaker สามารถส่งแฟกซ์ที่ได้รับมาไปที่ Mailbox ของผู้ใช้แต่ละคนได้อย่างอัตโนมัติ โดยมี 4 วิธี คือ CSID DID/DTMF, OCR หรือ Line routing. CSID เป็นการส่งไปหาผู้รับโดยใช้ FAXID เลขหมายแฟกซ์ DID/DTM เป็นการส่งไปหาผู้รับโดยใช้เลขหมายที่หมุนมา ( ต้องการ DID trunks หรือ ISDN ), OCR เป็นการส่งไปหาผู้รับโดยการหาชื่อ หรือ คำในหน้าของเอกสารแฟกซ์นั้นๆ และ Line Routing จะยอมให้แฟกซ์ถูกกำหนดเส้นทางหลักซึ่ง สายเหล่านั้นจะถูกรับไปแฟกซ์สามารถจะกำหนดเส้นทางการส่งด้วยตัวเอง หรือ กำหนดไปที่ Network Printer ต่อการติดตั้ง Fax Port |
การทำงานร่วมกับ Exchange Administrator เพราะ FAXmaker เป็นตัวเชื่อมต่อโดยตรงจาก Exchange ดังนั้นการกำหนดค่าต่างๆ ของผู้ใช้แฟกซ์ เช่น Cover Pages, แฟกซ์ที่เป็นทางการ การกำหนดเส้นทางการรับส่งแฟกซ์ และ อื่นๆ สามารถที่กำหนดจาก Exchange Administrator ได้โดยตรง การสั่งพิมพ์อัตโนมัติ การรับส่งแฟกซ์แต่ละครั้งจาก FAXmaker นั้นจะสามารถสั่งพิมพ์ได้ที่เครื่องพิมพ์ของระบบ Network โดยอัตโนมัติ FAXmaker สามารถพิมพ์รายงานการส่งแฟกซ์และจะพิมพ์เอกสารแฟกซ์ที่ถูกส่งออกไป แบบย่อด้วย | The FAXmaker connector |
การใช้ Microsoft Office Mail merge ส่ง FAX แบบ Broadcasting
คุณสามารถใช้ Mail merge ของ Microsoft Office ในการส่ง FAX แบบ Broadcasts ไปให้ผู้รับหลายๆคนได้ เพราะว่า Microsoft Office สนับสนุน ODBC ซึ่งรายชื่อผู้รับสามารถรับได้จากทุก data source รวมทั้ง Microsoft SQL server ,Microsoft Access และอื่นๆ
การทำบัญชีค่าใช้จ่าย
FAXmaker สามารถร่วมรวมค่าใช้จ่ายในการใช้งาน และยังสามารถแบ่งได้ตามกลุ่มผู้ใช้หรือตามแผนกได้ ซึ่งทำให้บริษัทสามารถทำ billing code
การเก็บเอกสาร FAX
เอกสาร Fax สามารถถูกเก็บสำหรับการสำรองข้อมูลและการนำกลับมาอย่างรวดเร็ว ด้วยความสามารถของ OCR module ผู้ใช้สามารถค้นหาเอกสาร fax ได้จากคำสำคัญต่างๆ
เอกสาร Fax สามารถถูกเก็บสำหรับการสำรองข้อมูลและการนำกลับมาอย่างรวดเร็ว ด้วยความสามารถของ OCR module ผู้ใช้สามารถค้นหาเอกสาร fax ได้จากคำสำคัญต่างๆ
คุณสมบัติเฉพาะ Windows 2000 fax server
Faxmaker สำหรับ Exchange มีให้เลือกใช้ระหว่าง Windows 2000 หรือ Windows NT fax server ซึ่งคุณสมบัติต่อไปนี้จะมีเฉพาะใน Windows 2000 เท่านั้น
สนับสนุน Fax Driver ของ Windows 2000
FAXmaker สามารถใช้ Fax driver ของ windows 2000 ได้ นั้นหมายความว่า FAXmaker 2000 สามารถใช้โมเดมร่วมกับโปรแกรมอื่นได้ และยังสามารถรองรับการส่งแบบ 2D ได้ (การส่งแฟกซ์ที่เร็วกว่าปกติ)
สนับสนุตัวส่ง HP Digital
ถ้าคุณมีตัวส่ง HP Digital คุณสามารถต่อมันเป็นเครื่องส่งได้โดยง่าย
การจัดการ FAXmaker โดยใช้ MMC
ผู้จัดการระบบสามารถจัดการผ่านทาง Microsoft Management Console (MMC)
